Trudność: 🟡 (średnie)
Czy zastanawiałeś się jak wydrukować wiele dokumentów/listów różniących się wyłącznie detalami? Na przykład 200 zaproszeń na imprezę zakładową, w których treść jest niemal taka sama, ale muszą być zaadresowane imiennie?
Przykład
Zgromadziliśmy dane dotyczące projektu w arkuszu (patrz rysunek). Kierownicy poszczególnych zadań mają przydzielony budżet na zadania. Chcemy zawiadomić mailowo wszystkich kierowników podając im następujące informacje:
- opis działania (przypisanego do konkretnej osoby)
- data rozpoczęcia
- ile jest dni na realizację
- budżet przeznaczony na działanie
Jak to zrobić? Odpowiedź:
Korespondencja seryjna
Do korespondencji seryjnej musimy mieć kilka elementów:
- źródło danych, np. dokument Excel z danymi (jak na obrazku powyżej)
- dokument wzorcowy (szablon) – oczywiście w MS Word
- jeśli chcemy wysyłać maile… to potrzebujemy skonfigurowany program pocztowy (najlepiej MS Outlook)
Źródło danych
W naszym przykładzie źródłem danych jest dokument MS Excel. Zauważ, że dane zaczynają się bezpośrednio w komórce A1. Pierwszy wiersz, to wiersz z nagłówkami.
Jeśli nie masz ochoty tworzyć własnego pliku z danymi, możesz pobrać ten:
Dokument wzorcowy
Otwórz pusty dokument MS Word. We wstędze Korespondencja kliknij przycisk Rozpocznij koresp. ser. i wybierz Wiadomości e-mail. To spowoduje oznaczenie tego dokumentu jako dokument korespondencji seryjnej.
Następnie musimy wskazać Wordowi źródło naszych danych (Twój własny dokument MS Excel lub ten pobrany powyżej). W tym celu we wstędze Korespondencja kliknij na przycisk Wybierz adresatów, a następnie przycisk Użyj istniejącej listy.
Przeszukaj swoje zasoby i wskaż plik MS Excel, w którym zgromadzone są dane do korespondencji seryjnej (w naszym wypadku jest to plik DoSeryjnej.xlsx – możesz go pobrać wyżej).
Po wskazaniu pliku, Word spyta się, z której zakładki pobrać dane do korespondencji seryjnej. W naszym przykładzie jest to zakładka ListaDoSeryjnej. Wybór potwierdź przyciskiem OK.
Spora część pracy za nami. Do tej pory utworzyliśmy dokument korespondencji seryjnej (Word) i wskazaliśmy źródło danych do tej korespondencji (Excel).
Teraz musimy wprowadzić treść naszego “uniwersalnego” maila. Może być taka:
IMIĘ,
dzień dobry.
Zostałaś/ zostałeś przypisana / przypisany do realizacji działania NAZWA_DZIAŁANIA.
Na jego realizację możesz wykorzystać budżet w wysokości: XXX_PLN.
Zauważ, że w powyższej treści nie wpisujemy konkretnych danych (imion, kwot…), bo za chwilę nauczymy Worda, by wstawiał w te kluczowe miejsca dane pobrane z dokumentu źródłowego.
Wstawianie informacji
Zaznacz teraz w Wordzie IMIĘ i we wstędze Korespondencja, rozwiń przycisk Wstaw pola koresp. ser. i wybierz Kierownik. Zamiast tekstu IMIĘ zobaczysz «Kierownik».
W tym miejscu pojawiać się będą konkretne imiona kierowników pobrane z dokumentu MS Excel.
Teraz zaznacz NAZWA_DZIAŁANIA i we wstędze Korespondencja, rozwiń przycisk Wstaw pola koresp. ser. i wybierz Opis_zadania. Zobaczysz «Opis_zadania» (tekst zastępczy dla konkretnej nazwy działania powiązanej z kierownikiem).
Teraz zaznacz XXX_PLN i we wstędze Korespondencja, rozwiń przycisk Wstaw pola koresp. ser. i wybierz Budżet. Zobaczysz «Budżet» (tekst zastępczy dla konkretnej kwoty powiązanej z kierownikiem).
Twój dokument powinien wyglądać tak:
Zapewne chcesz zobaczyć jak będą wyglądać poszczególne listy… Oto sposób:
We wstędze Korespondencja, kliknij przycisk Podgląd wyników – zamiast pól zastępczych («Kierownik» «Opis_zadania» «Budżet») pojawią się konkretne dane pobrane z pliku Excel.
Strzałkami (widoczne na obrazu) możesz decydować, który rekord chcesz oglądać.
Po włączeniu Podglądu wyników Twój dokument powinien wyglądać tak:
Wysyłanie maili
Udało nam się powiązać dane z Excela ze wzorcem dokumentu w Wordzie. Teraz musimy wysłać maile do kierowników.
We wstędze Korespondencja rozwiń przycisk Zakończ i scal i wybierz Wyślij wiadomości e-mail.
Po wypełnieniu pola Wiersz tematu można kliknąć OK, by wysłać listy.
Listy wysyłane są przez Outlook z domyślnej skrzynki (możesz wybrać domyślną skrzynkę w Outlook). Bardzo możliwe, że Outlook upewni się czy na pewno chcesz pozwolić Wordowi wysyłać listy za pośrednictwem Outlook…. zgódź się 🙂
Gotowe. Word, za pośrednictwem Outlook wyśle w Twoim imieniu listy do wszystkich osób z pliku DoSeryjnej.xlsx.
Oczywiście to nie wszystkie możliwości Korespondencji seryjnej… ale na dziś wystarczy.